CUTT/events trabaja para simplificar los procesos de información, inscripción y conexión creando una web exclusiva del evento online.

La web se diseñará siguiendo las directrices pactadas y será totalmente personalizada y exclusiva.

 
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El formulario, al igual que toda la web es personalizado. Se pueden elegir tanto los campos que el asistente tendrá que rellenar como decidir si estos son optativos o obligatorios.

Se puede elegir si el campo es una sola pregunta, si es multiopción, si es una casilla de verificación o si se da la opción al asistente a escribir un pequeño texto.

Al enviar el formulario, la persona inscrita verá un texto de agredecimiento y podemos automatizar una respuesta personalizada que recibirá por e.mail confirmando así que la inscripción está correcta.

Los datos que se reciben de cada formulario quedan registrados en una base de datos que se puede exportar a excel o a otros formatos.

Los e.mails quedan automáticamente guardados como contactos, por lo que facilita la gestión del envío de e.mails informativos.

 
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Programa del evento

 

Si el evento que estamos organizando requiere un programa sencillo en el que todos los participantes asistirán a las mismas sesiones, recomendamos crear una sola página explicativa con los diferentes horarios y si es necesario se pueden incorporar botones que permitan descargar documentación o ampliar la información sobre la sesión.

También se pueden incluir en esta misma página botones o links que enlacen con la sesión de videoconferencia que corresponda.

Pero si el evento se compone de varias actividades: grupos de trabajo, talleres opcionales, etc , tenemos la opción de crear un programa interactivo.

¿Qué es?

Es un listado de todas las actividades que se organizan en el evento. Cada asistente se deberá inscribir en aquellas en las que participe.

Antes de inscribirse podrá visitar una página en la que podrá ver toda la información sobre la actividad.

Al inscribirse, cada participante recibirá un e.mail en el que se incluirá el link de la videoconferencia y la información que la organización crea necesaria. En el mismo e.mail los participantes inscritos encontrarán un link para poder incluir la actividad en su calendario de Outlook o Google.

El programa interactivo permitará a la organización:

1.- Tener información de los participantes inscritos en cada actividad.

2.- Ofrecer una agenda personaliaza a cada participante.

3.- Poder informar a los participantes inscritos de cualquier cambio automáticamente.

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Red social exclusiva del evento

 

Para promover y facilitar la interacción, CUTT/events propone crear una zona exclusiva para los participantes donde podrán:

  • Personalizar su perfil​, incluyendo la información que cada uno quiera que los demás conozcan de él/ella.

  • Agenda propiacada participante tendrá una agenda en la que aparecerán las actividades a las que se haya inscrito y recibirá e.mails personalizados con recordatorios, novedades, etc.

  • Crear y/o participar en diferentes grupos, pudiendo comentar temas personales o del evento, colgar fotos, gifs 

  • Contactar con otros participantes en privado 

  • Participar de los diferentes juegos o concursos que proponga la organización durante las pausas del evento.

 
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App personalizada

 

Todos los participantes podrán descargarse un app personalizada en la que verán la información del evento. 

Tendrán la posibilidad de realizar la misma actividad social que se realiza en la web y  así seguir las actualizaciones de una manera mucho más sencilla e incluso recibir notificaciones.

Podrán participar en los grupos, contactar individualmente con los participantes, consultar su agenda personal, consultar la información ampliada de las actividades  y contactar con la organización.

 

 

Si quieres darle un plus de profesionalidad a tu evento, puedes alquilar todo tipo de materiales y gadgets para poder emitir con una mayor calidad.

Desde micrófonos, dispositivos,  iluminación, cámaras, hasta el servicio de streaming y producción profesional, incluyendo alquiler de pantallas táctiles o videowalls.

Tu imagina como quieres tu evento y nosotros te guiamos para que todo sea perfecto.

 
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La dirección de un evento online empieza en la primera reunión CUTT/events - cliente. En la que se empezará a decidir la estructura del evento .

Los días previos al evento se deberá hacer, como mínimo, un ensayo general, aunque se podrán realizar varios si fuera necesario. En este ensayo deberán estar presentes (online) los oradores, CUTT/events comprobará que todas las conexiones funcionen y repasará con ellos la escaleta de las diferentes presentaciones.

La producción del evento puede ser a través de un software de videollamada tipo ZOOM con una estructura de reunión o de webinar.

 

En una reunión todos los asistentes pueden participar, compartir su pantalla, hablar, etc. La organización dinamizará la reunión pudiendo participar en el chat y controlando el orden de participación.

En un webinar la organización definirá dos listas de  participantes: los panelistas y los asistentes. Los panelistas podrán hablar cuando la organización les de paso y podrán compartir sus pantallas, etc. Los asistentes entrarán a la sala con el vídeo y el audio apagados, sólo podrán participar por el chat, podrán hacer preguntas por escrito y podrán participar en las encuestas que se lancen durante el evento.

La organización puede cambiar el rol de un asistente a panelista en cualquier momento, para que pueda participar de una manera mas activa.

Para un evento híbrido o en el que se requiera un plus de "efecto wow", CUTT/events propondría el alquiler de un plató, en el que se puedan proyectar imágenes 3D, hologramas y de un equipo de producción audiovisual profesional.

Incentivos híbridos

El equipo de trabajo de una empresa es su activo más importante y por eso muchas empresas organizan periódicamente actividades que fomentan la motivación, la comunicación y el trabajo en equipo.

El incentivo se entiende como un premio, lo que se busca es que los participantes lo pasen bien y disfruten de experiencias nuevas.

CUTT/events organiza diferentes tipos de incentivos híbridos, es decir, formados por una parte online y otra física.

Uno de los ejemplos más claros son las catas de vino, que constarían de los siguientes pasos:

  • Web personalizada con formulario de inscripción solicitando la dirección postal de los participantes.

  • Envío de e.mail de confirmación de asistencia incluyendo el link de la videollamada del evento.

  • Envío del pack de materiales necesarios a la oficina o al domicilio de cada participante: vino, copas, abrebotellas, mantel individual...(lo que incluya el pack dependerá del presupuesto).

  • Conexión  online con un enólogo profesional que dirija la actividad que cada participante disfrutará desde su localización, pudiendo realizar preguntas y participando como si estuviera en la bodega con sus compañeros.

Otros ejemplos de incentivos híbridos son: taller de coctelería, cata de quesos y aceites, taller de cocina en frío, clase de yoga o mindfullness, tour virtual guiado en directo...

 

Complementos

 

En toda reunión hay servicios complementarios, como el coffee break, material personalizado del evento, regalos para los asistentes o el almuerzo de trabajo en el que compartir anécdotas con los compañeros.

CUTT/events te da la posibilidad de ofrecer todos estos complementos a los participantes de tu reunión online para que la experiencia única.

 

Oficinas en Barcelona y Madrid

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